6 лайфхаков, чтобы сэкономить на печати документов в офисе
Печать нужна как ИП, так и корпорациям — и подходы к экономии у разных компаний могут отличаться. Мы сфокусировались на главных из них и выделили несколько универсальных рекомендаций.
Если не только печатаете, но и сканируете, купите МФУ
МФУ, или многофункциональное устройство, — это прибор, который объединяет функции принтера, сканера, простого копира, а иногда и факса. Если у вас небольшой офис и вам нужно не только печатать, то лучше купить одно устройство вместо нескольких.
А если в вашей компании много кабинетов, то лучше подойти к каждому помещению индивидуально. Допустим, печатают документы все сотрудники, а сканируют — только кадровики. Это значит, что МФУ можно купить только в отдел кадров, а в остальные кабинеты приобрести простые лазерные принтеры, которые будут стоить дешевле.
А если в вашей компании много кабинетов, то лучше подойти к каждому помещению индивидуально. Допустим, печатают документы все сотрудники, а сканируют — только кадровики. Это значит, что МФУ можно купить только в отдел кадров, а в остальные кабинеты приобрести простые лазерные принтеры, которые будут стоить дешевле.
Если печатаете немного, но постоянно, купите струйный принтер с СНПЧ
Принтеры бывают струйные и лазерные. В струйных над бумагой перемещается головка с соплом, по которому подаются чернила. Такие принтеры могут печатать на фотобумаге и подойдут для цветных изображений. Среди струйных устройств есть модели с системой непрерывной подачи чернил (или СНПЧ). Для них не надо покупать картриджи, достаточно заливать краску в специальные емкости. Это выгоднее, потому что одной заправки хватает на большее количество листов, чем целого картриджа.
Но у струйных принтеров есть два минуса. Если не пользоваться ими пару недель, краски могут начать засыхать. И еще они не подойдут для быстрой печати, так как их скорость обычно составляет до 10 листов в минуту.
Но у струйных принтеров есть два минуса. Если не пользоваться ими пару недель, краски могут начать засыхать. И еще они не подойдут для быстрой печати, так как их скорость обычно составляет до 10 листов в минуту.
МФУ с лазерной печатью наиболее универсально, но струйные принтеры с СНПЧ бьют рекорды экономичности
Лазерные принтеры устроены сложнее. Внутри них находится лазер, который проецирует изображение печатаемого документа на светочувствительный и равномерно заряженный электричеством фотобарабан. Пучок света, попадая на барабан, снимает заряды в определенных его участках — и к этим областям «прилипает» положительно заряженная краска. Потом барабан с нанесенным пигментом «прокатывается» по бумаге — и на ней появляется отпечатанный документ.
Благодаря этой технологии даже бюджетные лазерные принтеры развивают скорость до 20 листов в минуту, а продвинутые модели — до всех 40. А еще картриджи для лазерных принтеров содержат не жидкие чернила, а тонер в виде порошка. Он не сохнет, даже если не печатать неделями.
Подводим итог:
Благодаря этой технологии даже бюджетные лазерные принтеры развивают скорость до 20 листов в минуту, а продвинутые модели — до всех 40. А еще картриджи для лазерных принтеров содержат не жидкие чернила, а тонер в виде порошка. Он не сохнет, даже если не печатать неделями.
Подводим итог:
- если печатаете мало, но постоянно, купите струйный принтер с СНПЧ — сэкономите на расходниках;
- если печатаете редко, выберите лазерную модель — не придется выбрасывать целые картриджи с засохшей краской;
- если сотрудники печатают каждый день и много, тоже выберите лазерную модель с высокой скоростью печати, чтобы не тормозить работу офиса.
Периодически проверяйте ассортимент бумаги
Сравнивайте цены в разных магазинах и следите за акциями. И проверяйте позиции на оптовые покупки — например, комплект из пяти пачек листов часто стоит дешевле, чем те же пачки по отдельности.
Также иногда дешевле продаются листы альтернативных цветов — например, цвета слоновой кости. Такую бумагу можно использовать для внутренних документов и черновиков.
Также иногда дешевле продаются листы альтернативных цветов — например, цвета слоновой кости. Такую бумагу можно использовать для внутренних документов и черновиков.
Форматируйте документы, которые не очень важны
Заготовки текстов для презентаций, черновики документов и другие тексты можно «ужимать»:
- удалять поля сверху, снизу и по бокам страницы;
- менять кегль на маленький;
- сокращать отступы между абзацами;
- подбирать шрифты с тонкими линиями — например, Courier New, Garamond или Century Gothic.
Чем тоньше линии, тем меньше краски уходит на печать одного и того же текста
И, конечно, такие документы можно печатать с двух сторон — расход листов сократится вдвое.
Сократите объем печати с помощью ЭДО
Электронный документооборот (или ЭДО) — это модель взаимоотношений с партнерами, клиентами и сотрудниками, при которой вы не печатаете договоры и акты на бумаге, а обмениваетесь ими, ставите подписи и штампы через интернет. Такой подход поможет сэкономить не только на печати, но и на курьерах. Правда, есть нюанс: ваши клиенты и партнеры тоже должны быть подключены к ЭДО.
Бизнес вряд ли проживет совсем без принтера, но экономия на доставке и печати с ЭДО может составить тысячи рублей в месяц
Вот краткая инструкция, как перейти на новую систему.
- Получить электронную цифровую подпись в аккредитованном центре из списка Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций.
- Выбрать оператора ЭДО — коммерческую компанию, через которую вы будете отправлять и подписывать документы. Тарифы у них зависят от количества отправляемых документов, но число страниц в них не имеет значения.
- Сообщить клиентам, поставщикам, подрядчикам и другим партнерам о переходе на ЭДО.
Заключите договор на покопийную печать
Многие поставщики оборудования предоставляют услуги покопийной печати — берут доставку, настройку и обслуживание принтера на себя, а вы платите ровно столько, сколько напечатаете. Стоимость одного листа утверждается на этапе договора.
За счет полного сопровождения такой подход выйдет экономичнее, а еще не придется мучиться с выбором, установкой, обслуживанием и ремонтом принтера.
За счет полного сопровождения такой подход выйдет экономичнее, а еще не придется мучиться с выбором, установкой, обслуживанием и ремонтом принтера.
Если хотите сэкономить на покупке принтера и печати, оставьте заявку. Мы поможем подобрать устройство под ваши задачи или предложим договор покопийной печати — чтобы вы просто работали с документами, не думая о выборе принтера, бумаги и замене картриджей.
Подписывайтесь
Мы будем отправлять вам самое важное и интересное в еженедельной рассылке