Как руководителю сэкономить при покупке или обновлении IT-техники

Когда руководитель решает создать или обновить парк оборудования в компании, он должен быть готов к большим тратам. Даже самые бюджетные ноутбуки для работы с текстами и таблицами стоят около 15 тысяч рублей. В статье рассказываем, как сберечь деньги хотя бы частично как при покупке, так и при эксплуатации устройств.

У бизнеса есть два вида затрат на деятельность: капитальные и операционные расходы. Если покупать технику единовременно и за свои средства, то это капитальные затраты. Они не учитываются при расчете прибыли. Например, если компания купила компьютеры на 2 млн рублей, то она не сможет сразу вычесть эти деньги из чистой прибыли, чтобы уменьшить налог. Возместить затраты получится только через амортизацию, которая растянется на 3 года — срок службы ПК.

По договору лизинга вы как бы берете устройства в аренду у собственника — лизингодателя. Тогда платить нужно будет не разом, а равными платежами и с небольшим процентом за пользование техникой. Такие затраты относятся к операционным расходам и вычитаются из прибыли, сокращая налоговую базу. После того как вы полностью выплатите стоимость устройств, они перейдут в вашу собственность.

Выглядит как покупка в кредит, но процент выгоднее и налоги меньше

Правда, есть нюанс: лизинг увеличивает кредитную историю компании и повышает общую сумму ее долгов. Это может повлиять на процентную ставку при последующих займах.

Сдавайте устаревшую технику поставщикам по остаточной цене, чтобы вложить эту сумму в покупку новой техники. Заодно получится сэкономить на утилизации старой электроники — в среднем это стоит 300−500 рублей за устройство.

Ваш старый компьютер еще может пригодиться какому-нибудь начинающему предпринимателю

Обычно работа с поставщиками по системе трейд-ин строится так:


1. Заказчик составляет список ненужных устройств, указывает модель, состояние и год покупки.
2. Поставщик оценивает приблизительную остаточную стоимость оборудования и предлагает выкупить его у заказчика.
3. Если заказчик согласен, специалисты компании-поставщика приезжают и проверяют технику на работоспособность, оценивают комплектацию и смотрят, нет ли сильных повреждений.
4. Поставщик формирует коммерческое предложение.
5. Стороны заключают договор — компания-клиент заказывает и оплачивает новую технику за вычетом остаточной стоимости, а поставщик забирает старое оборудование. Некоторые компании могут просто выкупить технику и перечислить деньги на счет заказчика. Тогда клиент сможет воспользоваться ими по своему усмотрению.
6. Поставщик продает технику другим организациям или утилизирует — сам или через специализированные компании.

Некоторые поставщики не просто предлагают технику, а предоставляют DaaS/DLM-услуги (DaaS — Device as a Service, устройство как сервис; DLM — Device Lifecycle Management, управление жизненным циклом устройств).

В такой модели взаимоотношений поставщик не столько продает оборудование, сколько решает рабочие задачи: помогает подобрать технику под нужды бизнеса, отвечает за ее подключение и настройку, обеспечивает техподдержку и обновляет при необходимости.

Получается выгоднее и надежнее, чем при самостоятельной покупке и дальнейшем обслуживании:

• Нет риска купить неподходящую или слишком дорогую технику.
• Не придется перегружать свою IT-службу или нанимать сторонних специалистов для интеграции и настройки нового оборудования.
• Если техника сломается, ее сразу заберут в ремонт, а пока ее чинят, предоставят аналогичное оборудование из подменного фонда.

Не гонитесь за максимумом функций. Если вам нужно мобильное приложение для учета товаров на складе, то хватит бюджетного Xiaomi, Oppo, realme или b2b моделей Samsung. То же правило работает и с конфигурациями компьютеров: если для дизайнерских задач и креативной работы с нейросетями нужны топовые процессоры и дискретные видеокарты, то для бухгалтерии будет достаточно скромной системы с Intel Celeron и встроенным графическим чипом.

Иногда практичность важнее передовых функций

Если работаете в сложных условиях, подумайте о надежности. При покупке техники для производственных и складских сотрудников проверьте устройства на рейтинг IPxx, где первое число после IP означает защиту от пыли, а второе — от воды. Устройства с защитой IP65 полностью пыленепроницаемы и защищены от брызг — их можно использовать в цехах, где на них может попасть вода. А вот прибор с классом защиты IP68 не боится даже погружения в бассейн.

Еще один стандарт прочности — это MIL-STD-810G. Если такой сертификат присвоен ноутбуку, планшету или смартфону, то им не страшны вибрация, падения и экстремальные температуры. С устройством ничего не случится, если вы случайно уроните его со стола или оставите на сиденье машины в жаркий день. А это значит, что техника прослужит дольше, не придется лишний раз тратиться на ремонт или замену.

Если выбираете между настольными ПК и ноутбуками, купите ноутбуки. Обычно при схожих характеристиках и годах выпуска ноутбуки тратят меньше электричества — не придется переплачивать по ежемесячным счетам. Это правило актуально для офисов, сотрудники которых работают с документами и простыми сервисами. Если же работники заняты сложным проектированием или работой с нейросетями, то настольный ПК может подойти лучше. Когда перестанет хватать ресурсов, в нем будет проще поменять комплектующие: поставить более мощную видеокарту или дополнительные модули оперативной памяти.

Выберите принтер, который поможет экономить годами. Если в офисе много печатают, лучше купить струйный принтер с системой непрерывной подачи чернил (СНПЧ). Такой принтер дороже, чем модель с картриджами, но зато одной заправки хватает на 5–10 тысяч листов. Оцените, насколько часто приходится копировать и сканировать документы, — возможно, лучше купить сразу МФУ, в котором есть все необходимые функции, а не докупать к принтеру копир и сканер.

Если у вас есть ключи активации программного обеспечения, например Windows и сервисов Microsoft Office, то покупайте компьютеры без предустановленной системы. Обычно такие модели стоят дешевле на 3−4 тысячи рублей, чем аналогичные, но с установленным софтом.

Если ключей нет, то рекомендуем купить устройство уже с Windows, хоть это и выйдет дороже. Microsoft прекратила продажи в России, поэтому оплатить ПО может быть проблематично.

Штрафы за установку пиратского ПО для юридических лиц — до 40 тысяч рублей, поэтому придется выбрать: купить ключ или компьютер сразу с системой

Бывает, что в услуги поставщика не входит установка нужных офисных программ, сервисов Adobe или антивирусов, лучше приобрести подписку на них сразу на несколько лет. Разово выйдет дороже, чем покупка на год, зато не придется переплачивать, если разработчик внезапно поднимет стоимость подписки.